OA办公系统引发企业信息化战争

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　　说起OA，几乎是人们都熟识和耳闻的一个IT名词。然而什么是OA却是众说纷纭。这主要是因为随着计算机技术、通信技术和网络 技术的突飞猛进，关于OA的描述也在不断充实，但至今还没有人对OA下过最权威、最科学、最全面、最准确的定义。其实OA的概念是动态的，进化论不管是其 外延还是内涵，已与十几年前的OA发生了很大的变化。

　　随着国内企业经营模式的改变，由计划向市场的转变，由注重生产向提高服务质量和企业管理质量的转变，办公自动化(OA)实现的功能发生了相应的 变化，不仅仅是收发文系统、车辆管理、会议管理等办公室文秘等行政人员常用功能，今天完整的OA系统将真正与企业的生产和经营挂钩，从效率经济达到更好的 服务于管理，从而提升企业的整体市场反应能力。

　　从很多方面来看，OA是推动企业信息化的捷径，这是因为引进合适的OA产品，将带来诸多好处，包括：通过OA系统可以直接提高工作效率，加强企 业的快速反应能力;OA系统要比其他系统更容易理解，在企业信息化基础薄弱时更为切实可行;OA系统的投资金额相对较小，风险较小，还可以帮助企业有效积 累信息化建设的经验;能有效推动企业整体信息化水平的提升。

　　1.企业文化不是虚无的

　　以前，在办公楼内设立宣传栏，张贴宣传画和简报，在墙上粉刷标语。

　　现在，作为全体员工常用的办公工具，协同OA办公系统是企业文化传播的重要媒介，协同办公系统中设立栏目发布企业的文化理念体系、信息简报、规章制度、业务规范等等，形成一种无处不在、无时不在的企业文化建设氛围。

　　2. 信息快速传播，消除信息壁垒

　　以前，在走道里张贴新发布的财务制度，打电话、发传真通知很多人参加会议。公司最新消息，管理者却不能立即让员工得知。

　　现在，通过协同OA办公系统发布信息，员工不管在哪里出差都能很快浏览，并被记录在案。信息分门别类，不像邮件那样杂乱无章。设置发布和查看权限，让不同的信息跟着不同的人跑!

　　3. 避免年复一年的重复培训

　　以前，当小王入职的第一天，顿时茫然失措。怎么能很快熟悉这个环境怎么了解新东家的历史、现状和未来规划怎么能很快熟悉自己这块的业务人力资源部拿了一堆资料进行培训，行政、人事、财务、企业文化、业务规范、技术文档等等方方面面的，轮番填鸭，大家都累且效果不好……

　　现在，人力资源部李经理眉开眼笑，发给小王协同办公系统账号，告诉他新入职的同事需要了解的信息在哪些栏目里，再也不用年复一年的重复培训啦!

　　4. 知识管理从文档管理开始

　　以前，在公司干了8年的老张辞职的时候，虽然有交接，但是很多业务根本不能一下子理清楚，接受的同事也无法判断是否交接完整，只有在以后出现问 题的时候才会想起。更重要的是多年的知识经验的积累，本来也是公司的财富，却在老张的大脑里带走了……几年过去，老总才发现除了赚些钱之外，没有什么知识 积累。

　　现在，公司协同办公系统就是一个宝库，多年的信息、知识、经验作为公司的无形资产慢慢积累和沉淀，时间越长越表现出它的强大魅力!舍利子是得道高僧不化的骨骼，而知识经验就是企业的舍利子。

　　5. 全程掌控，炼成执行力

　　以前，员工多了，不知道他们能否有效的安排时间不知道是否忙的忙、闲的闲不知道工作中有没有什么困难到最后一天的时候，小王才向我汇报一个紧急订单不能交付

　　现在，每个员工可以在协同办公系统里进行日程安排，并共享给领导和同事，可以填写日志和工作汇报，可以在任务中心安排任务，员工可以按阶段进行任务进度的汇报。

　　6. 效率，就在流程图上

　　以前，拿着合同审批报告，在多个领导的办公室穿梭，有领导出差不在就得等，好不容易等领导回来了，这个报告却找不到了……

　　现在，公司的很多业务审批都放在协同办公系统里，只要能上网领导就能批，办公室豁然变得无形，从此没有地域之分。审批，催办，反馈，一应俱全。流程图上，每个人的审批时间都客观记录。效率，就在这里!

　　7. 规范化管理，规避人为因素

　　以前，没有明确的分工，没有现成的规章制度，没有共同的做事方法。即使制度定了，也缺乏有效的执行和监督。而人非圣贤，通过人为处理总会打上人 性弱点的标记。小王拿着图纸找产品经理老潘签字，老潘却不在，小王心想没什么问题吧，就拿给车间生产去了。一次侥幸可能会造成大笔损失。

　　现在，很多生产下单通过协同办公系统的工作流程去流转执行，将它的办理步骤固化下来，老潘出差在外照样审批图纸，车间不见老潘审批不同意生产。规避人为因素，规范管理有工具。

　　8. 业务信息共享，不撞车更顺畅

　　以前，小方给客户打电话介绍公司的产品，客户听了半天吐了一句：“我们公司已经用了你们的产品啦!”一打听，才知道客户已经和公司签过合同了， 弄得小方一脸的尴尬……管理者，你发现了吗，大家都在埋头各忙各的，很多业务信息互相不知道，重复劳动，盲目工作，好钢没有用在刀刃上。

　　现在，合同、客户等大量业务数据在协同办公系统里得到有效管理，方便多个业务部门多角度的查询，减少疏漏和推诿，不撞车更顺畅!

　　9. 决策需要快速得到第一手数据

　　以前，驻外省销售经理老吴每天都要仔细核对上百个销售员上报的当天啤酒销量，再发传真到销售总公司。销售总公司的王秘书每天不管多晚，都要接收很多销售经理传真来的销量报表，再统计合并。第二天上班前，最终销售日报就要躺在老总的桌上。

　　现在，一线销售员在第一时间直接进入协同办公系统输入自己的当日销量，老吴和王秘书不用加班统计。市场犹如战场，老总每天很快就能查看到整个销售网络上报的销售日报，老总耳聪目明，纵然千里也能运筹帷幄!

　　10. 数据的积累产生价值

　　以前，作为对内服务部门，信息部的同事总在抱怨，一年到头忙死了，整天帮同事们修电脑整网络，到年底评优的时候，同事们都关注那些做了轰轰烈烈大事的前台部门。行政领导也不清楚IT一年“挨踢”了多少钱

　现在，每次维修都要在协同办公系统里走申请流程，一年积累下来不仅能看到工作量，还能从各个角度去分析这些原始数据，比如总的维护费用多少，各部门分摊多少，在软件、硬件和网络上的维护量所占的比重