OA办公系统成功实施的五大建议

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    我国信息化建设在近年来取得了显著成就，OA办公系统也得到了越来越多的重视。如今，OA办公系统不仅是诸如流程审批、公文管理、档案管理、综合行政、人事管理、项目管理等这些非结构化数据的自动化处理和交换过程，更是科学的管理思想在先进的技术手段下的物化。如何让OA办公系统蕴含的管理思想在企业中成功落地，实施是一个关键环节。

领导重视

    在万户看来，领导重视是办公自动化工作能够有序推进的根本。在企业OA办公系统安装、培训、试运行、和正式运行的过程中，企业领导应给予极大关注和指导，带头参加培训和使用OA办公系统。各部门负责人应积极配合，明确专人对接，加快了办公自动化网络的建设与推进，并组织部门员工主动参与培训。通过集中学习，个人自学等形式，既可以提高干部员工的计算机和OA办公系统的操作使用能力，又增强了干部员工的信息化意识，推进组织信息化建设的进程。

硬件投入

    硬件投入是OA办公系统能够有效推进的基础。为进一步提高企业的办公自动化水平，企业应为各部门配齐办公电脑及相关办公设备，甚至需要为管理人员配备智能移动终端，让移动办公普及开来。同时，为有效推进办公自动化工作，企业还应为OA办公系统配备专门的系统管理员，具体负责企业OA办公系统的日常维护工作。在此基础上，每个部门最好再指定一名部门管理员，由企业集中进行培训，再由部门管理员对本部门人员进行传授，确保了办公自动化工作有效推进。

制度健全

    制度健全是办公自动化工作能够稳步运行的关键。企业应建立健全与办公自动化相适应的相关管理制度，规范办文流程；明确相关表单的审批程序；明晰用户的权限、责任和义务。同时，企业还应出台文件管理、存档以及系统管理等方面的文件，如明确规定除对外申报材料，内部文件一律不得再以纸质文件印发，通过企业对办公自动化工作的有效管理，保证了办公自动化工作的持续推进。

分步实施

    一般用户都觉得，既然付了这么多钱，那便多要些东西，所以系统功能要求得比较多而全。但万户建议，为了确保项目的顺利实施，以及实施和推广的效率，务必要先选择一些最为常用的、非常必要的、容易推广的功能和设计相对简单的工作流程作为初期实施功能。

用户培训

    培训有两个方面：一是系统管理员的培训；二是普通用户的培训。系统管理员的培训非常重要，因为系统管理员对系统各个模块的熟悉程度、对软件所使用工具的熟练程度将对系统实施效果产生很大影响。只有掌握了这些知识，管理员才能在系统出现问题时具备分析与处理的能力，以保证系统正常运行。另外，培训最好采用讲解培训与解决运行中出现的问题交替进行的方式。这样，有助于用户更快地熟悉系统。