OA办公自动化详解

 

办公自动化（Office Automation，简称OA）是指利用计算机技术、通信技术、系统科学、管理科学等先进的科学技术，不断使人们的部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化的办公设备中，最大限度地提高办公效率和改进办公质量，改善办公环境和条件，缩短办公周期，并利用科学的管理方法，借助于各种先进技术，辅助决策，提高管理和决策的科学化水平，以实现办公活动的科学化和自动化。

OA办公自动化系统是指处理公司内部的事务性工作，辅助管理，提高办公效率和管理手段的系统。
模式；
1.信息流模式
在OA办公自动化系统中需明确信息处理环节、信息量、信息利用率、信息流向、信息使用要求、信息重要程度、信息共享需求和信息安全需求等，并对此做出规范化的描述。

2.工作流模式
OA办公自动化系统对办公活动、办公过程、工作规程的分解，使之达到可以由自动化系统模拟的最简单流程。过程模式的描述要求有：明确办公系统及子系统的目标、达到目标的效益标准、达到目标的具体任务与步骤、任务的参与者及相关方面、所需信息的范围、类型与质量要求、时间限制、可提供的技术手段等。　　                                                                         3.事务流模式
OA软件发展已经不再单纯的只是以工作流、信息为主导，而更加靠近业务流程，所有的业务将变为事务流，由过去传统的人做事，变为简单易用的事找人，每个人各司其职。
三大自动化
1.决策支持层的办公自动化
具有办公事务处理功能和管理功能，还具有决策支持功能。

2.管理层办公自动化

具有办公事务处理的功能，还具有办公业务处理和管理的功能。

3.事务层办公自动化

支持办公部门的分散的事务处理的办公自动化。
功能需求；

1.需要一个高效的协同管理工作平台

能够将组织管理中的业务活动、管理活动及活动产生的信息在组织、部门、个人之间进行及时高效、有序可控、全程共享的沟通和处理。

2.需要一个有效的知识资产管理平台

过去在组织的信息化建设过程往往重视人、财、物这些有形的物质资产管理，忽视了知识资产的管理，需要借助知识管理工具对组织内外的知识进行有效的获取、沉淀、共享、应用、学习和创新，从而提高员工的素质和技能、执行力。

3.需要一个个性化的系统访问门户

传统的OA功能比较单一，员工容易使用，随着功能的不断扩展，员工对功能的需求也不尽相同，这就要求系统必须具有人性化设计，能够根据不同员工的需要进行功能组合，将合适的功能放在合适的位置给合适的员工访问，实现真正的人本管理。

4.需要一个良好的组织文化管理平台

开放的社会造就了开放的社会人，组织规模的不断扩大，导致领导与员工、员工与员工间的直接沟通机会越来越少，组织需要构建新的文化环境，便于员工相互沟通、增进了解、发现思想倾向并及时加以引导。

5.需要一个集中的信息整合呈现平台

办公系统是组织内使用面最广泛、频率最高的信息系统，希望能够通过办公系统实时、直观地了解到组织的运营状况（如生产、营销、财务等数据），同时有效地解决组织内“信息孤岛”问题。

6.需要一个灵活的业务流程整合平台

当组织面临客户不断提出端到端的服务时，员工办公环境将会越来越复杂，因此需要将日常工作活动、管理活动、业务活动有机的结合，以快速响应客户需求，同时减少不必要的重复工作，将管理流程与业务流程进行有效的整合。

OA
旧式的OA主要是文档、流程及协同管理，再加上一些方便的功能， 是新一代先进的OA,它能与CRM、HR及项目管理自动结合，而且所有数据也能自动相通。 OA不但可为新任员工提供流程、沟通以及与团队协同的帮助, 还可帮助有经验的员工追踪、统计、自动生成报表。此外，系统还允许自定义菜单及界面, 有经验的员工都可按需定义不同的菜单。

1.系统特点

（1）具有集成功能能与CRM、ERP、HR、项目管理软件等多种企业管理软件进行无缝整合。

（2）协同工作平台在信息共享的基础上，为员工提供一个协同工作平台。

（3）个性化管理

支持员工自定义其工作台，员工可选择根据自己的需求及使用习惯把与其工作相关的信息组件放在工作台上。

（4）知识管理平台

支持知识分类功能，用户可根据企业规则设定的知识分类将文档编入索引并按权限进行检索。

2.系统价值

（1）落实管理制度、工作流程自动化

这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。目前的企业和单位都存在着大量的工作流程，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等等，都是一些流程化的工作，每个单位都会有大量的流程。通过实现工作流程的自动化，就可以规范各项工作，提高单位协同工作的效率，极大的减少中间环节的摩擦。

(2)知识文档自动化管理的自动化

使各类的文档（包括各种文件、知识、信息）能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。

(3)信息发布平台

内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子通告、新闻发布、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在组织内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够即时的了解组织内部的发展动态。

(4)内部通讯平台

建立组织内部的邮件系统，即时通讯系统、论坛等，使组织内部的通讯和信息交流快捷通畅。

(5)辅助办公

它牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、办公物品管理、等与我们日常办公事务性的工作相结合的各种辅助办公，要实现这个辅助办公的自动化。

(6)信息集成

我们每一个单位，特别是企业都存在大量的业务系统，如购销存、ERP等各种业务系统。作为我们企业的信息源，往往都在这个业务系统里，办公自动化系统应该跟这些企业的业务系统实现很好的集成，使相关的人员能够有效的获得整体的信息，提高整体的反应速度。

(7)实现分布式办公

就是要解决分布式办公和移动办公，要支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。现在来讲，市场竞争使企业的规模越来越大，地域分布越来越广，移动办公和跨地域办公成为很迫切的一种需求。

（8）节省企业的办公费用支出。

将传统的纸张填写过程电子化，尤其是长途电话、传真、复印、打印和办公用纸费用，真正实现无纸化办公，是企业实现管理现代化的标志。

（9）搭建知识管理平台。

系统性利用企业积累的信息资源、专家技能，改进企业的创新能力、快速响应能力、提高办公效率和员工的技能素质。

（10）增强领导监控能力

强化领导的监控管理，增强管理层对组织的控制力，及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况；实时、全面掌控各部门的工作办理状态，及时发现问题及时解决，从而减少差错、防止低效办公。