【oa资讯】企业oa误区大揭密之如何应对

说到oa很多人也都是一知半解，对于oa的误区也可想而知，那么我们认识中的oa误区有哪些？该如何去应对呢

 
误区一：认为OA软件就是行政办公，就是收发文。针对政府机关来说，这有一定的价值，但是对企业来说价值不是很大。
 
在 OA软件刚刚出现的时候，政府和事业单位的确是OA软件的主要用户，OA软件还没有进入企业。所以人们认为OA软件并不能解决企业管理层关心和控制企业运 营过程中关键业务过程的作用，也没有帮助员工有效的辅助到他们的日常办公。但是伴随着OA软件的逐步发展，企业成为OA软件应用的广泛对象，OA软件也不 再停留在传统的收发文系统或行政办公系统，OA软件发生了质的变化。所以OA软件，它需要结合不同的部门和岗位、人员，成为他们的个性化的办公系统才有生 命力。对于管理层来说，办公审批（不仅指公文，更多的管理流程和业务流程的审批）以及员工输入的数据汇总为不同权限的报表就是他们的办公系统。对于其他部 门来说，他们除日常行政办公支持外，更需要他们的日常的业务流程的审批（如采购流程，合同审批，出差，借款，资金的审批），这些资源与信息的协同运作，才 能构建适合现代企业运作和应用的OA软件产品。
 
误区二：认为OA软件只是文件的审批和管理。
目 前市面上的很多的OA软件是采用非关系性型数据库，主要是基于lotus平台，该平台是封闭式的平台，是文档型数据库，在技术上存在很多先天性缺陷，一般 应用于早期政府的收发文，目前政府信息化招投标也基本上是向j2ee平台架构过渡。在国外lotus主要是应用于邮件服务器。
 
OA 软件不仅仅是文件的审批和管理，关键是作为企业管理软件进行企业管理最终一定要跟财务发生关联，才能最大化发生作用。比如：在OA软件的应用企业中，很少 企业抛弃报销，借款，付款等审批流程。因为报销与手工实现的方式有根本性的变革。手工审批各审批环节都需要手工签字才能逐步走到下一个环节。而电子化报销 流程的好处是把管理和财务的职能进行了区分，作为审批层主要是关心该事务允不允许发生，允许发生多少。而财务的职能是判断该事务发生的凭证（发票）是真的 还是假的，是不是超过财务报销的标准。
 
所 以电子化流程是电子单据和凭证分别走，凭证只需要财务审核就可以，管理层通过电子单据填入的数据作为审批依据进行快速审批，不用在凭证上审批，这样可以支 持领导远程报销审批，当然电子化审批流程需要从技术上能提供方便的报销依据供领导判断和审批，这样可以快速解决员工财务费用报销流程处理复杂困难的问题， 很多企业是通过首先应用财务报销流程推动公司整个流程的应用。
误区三：认为OA软件是ERP的一部分，认为OA软件很简单，是从属于其他系统。
OA 软件的管理思想与ERP完全不一样，ERP主要注重在物料，物流，资金的管理，是以结果为导向。OA软件与ERP的发展思路和管理思想完全不一样，OA软 件注重对人和过程的管理，通过管人来管理具体的事务，这些事务每天都可能在变化，所以OA软件强调灵活性和协同性。因为企业人与人之间的协同是需要流程来 规范。所以OA的核心是以人力资源为核心（人力资源主要是进行权限和安全体系的控制），以工作流为血脉的核心平台，在该平台上再搭建其他的应用功能模块， 同时OA的牵涉的范围比ERP要广得多，涉及到各个部门的应用，所以OA软件需要门户，不同用户，不同权限的人进入系统看到的都是与他们工作相关的信息， 没有权限的信息都看不到。作为管理层门户是汇总员工平时工作信息生成统计报表为管理提供决策支持，以及所有审批的信息都汇总到管理层门户。同时管理层也可 以通过宏观数据监控和查询到微观数据。所以OA现在的发展趋势是成为协同管理平台，作为管控内部资源和外部信息交流的平台与ERP构成了企业信息化的基 石。
误区四：认为OA软件的终极目标就是手工转为电子化。
OA 软件作为一个管理软件，一定要把一些先进的管理和设计理念通过软件进行固化来为企业管理提升价值，否则为了电子化而电子化对企业没有太大的管理价值。手工 转为电子化只是OA的第一步，对管理层来说，企业实施OA是需要花费很大的人力，物力，财力去实现，关键是引入软件这一工具来对管理进行变革以适应外部的 竞争和企业发展。
 
所以OA软件对企业管理核心有几方面：
 

第一：提升企业办公效率同时，重在执行力的提升

 
手 工的审批在速度和效率上跟不上时代的发展，更重要的是领导者无法有效监控到员工日常的工作。对流程的审批不知道停滞在那个环节、那个部门、原因在那里。很 多管理制度的确立，到底员工是否关心，执行没有，执行花费多长时间并没有得到有效反馈，也就没有办法改进和提升，所以造成管理层的政令很难有效执行。

第二：OA软件的终极目的最终是为企业战略发展和管理服务

OA 软件的整个管理思想是以人为核心，以管控企业运营过程为目的，通过管人来实现整个企业规范运营。所以它区别于以物料为核心的ERP，以资金为核心的财务， 以物流为核心的进销存。这些业务软件的核心特点都是以结果为导向，精细化管理为主，对过程的管控比较缺乏。而OA软件，更进一步说协同OA软件，面对的是 组织行为，强调的是企业资源的整体运作。所以OA与这些业务软件是相得益彰的。那么OA的终极目标是什么呢？最终把OA软件作为一个不同部门，不同岗位员 工日常业务办公的平台，员工每天办公的数据按照权限自动汇总给相关权限的管理层生成统计报表从而给公司的管理提供决策支持。如果员工办公oa的数据不能沉淀为 管理层需要的报表，我们认为OA软件以人为核心的软件是无法做到进行有效对管理过程进行控制的。

第三：规范公司的管理，避免人为的因素

手 工审批受人为因素影响较大，所以企业很多的管理制度和法规不能有效执行，中国很多企业初具规模就提出法制。所以软件是法制最好的执行手段。对于刚刚进行信 息化的企业，前期需要一个过渡期进行缓冲，但是最终公司的管理是需要规范的，当然规范需要允许进行适当的调整。所以企业的流程是需要沉淀以后最终会被固化 下来。所以企业的流程关键是经过梳理、沉淀进行优化最终找到管理的规律。当然对于不断规范的企业前期OA软件是需要支持一些人为因素，经过不断规范，最终 找到适合企业的管理规律。所以强调OA软件流程既需要很强的自主判断能力，又要非常灵活以适应企业业务流程和组织架构的变更。因为企业员工每天的工作都很 忙，不能指望通过员工记住很多的管理制度来进行人为判断，比较现实的是员工提交流程，系统自动根据员工填入的内容进行自动判断进行相关领导审批，以此来规 范整体的管理过程。
Oa是一个管理工具，是企业实现办公自动化，提高企业内部工作效果，实现信息化的有利工具，只有正确认识oa的重要性质，才能更好的让oa为企业服务