【坤志oa资讯】信息化的时代，为什么打破传统的办公形式呢？

 

随着信息的发展，信息化已经逐渐代替传统办公化，而传统的办公存在的问题？

▲ 传统办公事务工作的繁琐、重复劳动和检索不便。  
▲  使用纸质文件，造成大量时间、纸张和耗材的浪费，效率低下。
▲  信息流转不畅通造成的高沟通成本，低响应速度。
▲  任务分配的不明确，缺少协作和反馈。
▲  员工的经验和知识缺乏积累和共享不能使企业迅速提升。
▲  缺乏依据造成领导层的决策困难。
为解决上述问题，企业急需在内部建立一个知识共享与办公协作平台，通过信息发布、电子邮件、手机短信、在线联系等手段，加强员工之间的沟通协作、文档及资源的共享、工作流程的审批以及企业文化的营造,全面提升和优化信息化的服务能力和应用水平。
企业的业务在不断拓展，企业的规模在不断扩充，要求作为高层管理决策层的办公活动在效率和管理科学性方面有进一步的改善和提高。例如目前办公活动中涉及的 信息（包括公文、各种数据资料等），一般是基于纸质载体的，信息传递慢，查询困难，共享不及时，造成办公效率低。又如上级单位下发，各部门、各项目上报的 定期或不定期数据资料信息量大且繁杂，单靠人工来进行这些信息的收集、汇总、统计、分析十分困难，在准确性方面难以保证，从而影响领导决策的科学性。因 此，应依照先进的信息处理技术，从根本上改善办公环境和条件，使企业的管理水平有质的飞跃。
采用OA电子自动化的管理手段，使办公效率极大的提高，基本实现公文、签报和审批等电子化，大量减少办公用纸数量,从而降低管理成本。
通过OA知识管理系统，企业员工在内部网上学习到管理规范，各部门工作流程、产品知识、客户及企业竞争的知识、各个部门的培训教材、企业的发展现状和方向 分析等。通过图书馆、档案管理、信息发布、数据中心等有关知识，逐步形成一个资源丰富、内容分类、主题相关、协作互通的知识库。
通过办公平台，将其它系统中各种流程事务融合进来。如财务系统中的费用报销。同时，OA办公自动化可以作为一个统一的入口实现对其它各种业务的综合查询。
OA软件解决企业的日常管理规范化、增加企业的可控性、提高企业运转的效 率的基本问题，范围涉及日常行政管理、各种事项的审批、办公资源的管理、多人多部门的协同办公、以及各种信息的沟通与传递。可以概括的说，ＯＡ软件跨越了 生产、销售、财务等具体的业务范畴，更集中具体到很多行业都能用的上关注于企业日常办公的效率和可控性，是企业提高整体运转能力不可缺少的软件工具。
办公自动化不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是可以实现群体协同工作。协同工作意味着要进 行信息的交流，工作的协调与合作。由于网络的存在，这种交流与协调几乎可以在瞬间完成，并且不必担心对方是否在电话机旁边或是否有传真机可用。这里所说的 群体工作，可以包括在地理上分布很广，甚至分布在全球上各个地方，以至于工作时间都不一样的一群工作人员。
办公自动化可以和一个企业的业务结合的非常紧密，甚至是定制的。因而可以将诸如信息采集、查询、统计等功能与具体业务密切关联。操作人员只须点击一个按钮就可以得到想要的结果，从而极大得方便了企业领导的管理和决策。
可见oa办公自动化是企业实现信息化让企业更好的增强企业内部信息化，更上社会发展的脚步，实现自我管理，内部管理已经内部调控的有利武器，进而更好的让企业健康快速的发展，迎接互联网+时代的到了