如何打破OA办公系统实施不成的诟病

 

   成功实施OA办公系统是每个企业追求的目的，面对琳琅满目的OA办公系统产品，从最初的选型，到之后的实施，在选型中选中满意的产品，但是如果在实施中OA办公系统半边鸡肋，弃之可惜，留之无用，也是每个企业头大的事情，那么如果打破OA办公系统实施不成的诟病呢

          成功实施OA办公系统并获得良好的使用效果，是所有用户追求的目标。但OA办公系统成功实施率不高却也是行业的诟病。不同用户的OA办公系统应用效果差异比较大，一些用户实施了OA办公系统后没有到达预期的效果，甚至成了企业发展的鸡肋。原因在哪？行业内应用成功率最高的坤志OA办公系统认为，在于用户需求的不明。 
  作为业内最早成立的OA办公系统厂商，坤志对于产品有着非常深刻的理解。在坤志专家看来，作为一种基础的管理工具，它既是科学的载体，也是艺术的结晶。 OA办公系统应用价值的核心应体现在，OA办公系统最终要完成的是组织行为的变革， 要打造高效协同的办公模式，而不是在满足杂七杂八的各种个性化小需求上。这个同样适用于二八定理。如何OA办公系统的核心需求得到了满足，那项目基本就实 现了80%的成功;而其他80%的功能用的再好，最终给企业带来的价值不会超过20%。因此放弃那些个性化的、低频率的功能需求，重点考察“工作流引擎” 的状况，成为系统成功的关键功能点。 
         但从实际情况上来看，绝大多数用户在收集项目需求时并没有注意到这一点。基本上，用户在采集OA办公系统需求时，都是发问卷给各部门，然后再简单的加起 来。首选，这种需求征集的效果是非常有限的。要知道，组织的战略、结构、职能、流程、表单、权限这些东西都有着非常紧密的联系，不同部门之间也需要更深层 次的协作，如果只是从表面上来收集需求，将无法准确的将需求定格，也无法将需求穷尽。 
     其次，这种需求征集不仅是形式主义，还因为没有长期战略规划，而为项目的早夭埋下了伏笔。从长远来看，随着OA办公系统的深入应用，用户数和信息量会大幅 攀升，安全级别要求也越来越高，组织管理架构也越来越复杂，因此可能涉及到支撑环境的变化，比方说服务器负载均衡、操作系统从windows切换到 linux、数据库从mysql迁移到oracle等等，此时，如果用户只是为了单纯机械地满足当前需求，将选择一个生命力非常有限的系统。 
另外，很多CIO会跟风，看着别人的协同OA办公系统产品还凑合拿来就 用。如果你也是这样整理需求的，那简直就是慢性自杀，因为这种看上去合乎逻辑的需求成型方式里面却埋藏着失败的种子。另外，如果用户坚信自己采集的需求是 一种客观的需求，是必须被100%满足的需求，那也离失败不远了。因为OA办公系统不是生活消费品，而是管理沉淀，其中涉及到管理理论、技术创新和大量客 户管理实践的提炼。 
     在总结了最常见的需求判断失误的几种方式之后，坤志专家要提醒用户的是，各部门放下本位主义先找到组织内的共性需求，然后才是关键部门的需求，最后才是重 要角色的需求。而且，用户在征集需求时要注意长期规划，除了在技术路线上要重视，还要重视系统在集成方面的开源性、集成机制，重视OA办公系统本身的功能 扩展是否可以免代码搭建等。 
而在帮助用户确定自身需求时，坤志一般是这样做到：选型之前先对企业的内部管理结构及办公环境进行一次系统的调查，而后确定企业的需求，若是时间允许的 话，还可以试用OA办公系统，而且在选购时要明确自己所处的行业，这样的OA办公系统才具备针对性，比如制造业的话就可以去看看制造业OA办公系统解决方 案，房地产行业的话可以去看看房地产OA办公系统解决方案。 
 
     众所周知，影响OA办公系统应用效果的因素有很多，一部分来自于用户自己，一部分来自于OA办公系统厂商。对用户来说，在选型的时候，实现规划好自身的需求，再选择一个有实力、有丰富经验的OA办公系统厂商，是OA办公系统成功应用的重要保障。
 
 
    影响OA办公系统实施成功的因素有很多种，一部分来源于企业本身对于OA办公系统需求认识理解不清楚，一部分来源于厂家，对用户来说，选型中规划好自己的需求，明确自己想要解决什么问题，在去选择一个适合自己的，才是实施成功OA办公系统的保障，才是让OA办公系统不成为企业的一个诟病