如何在OA办公系统中安全应用电子表单

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确保安全是首要原则

OA办公系统实现了无纸化办公，所有的流程审批均基于电子表单，所以如何保证电子表单在工作流转中的安全性，就成为OA办公系统的重要工作，也是首要原则。

很多企业在选择或使用OA办公系统的过程中会提出下面的问题：

·一张销售单在审批过程中会有成本信息，但这些信息只是开放给财务人员和总经理，普通人员不能看到，怎么保证呢？

·报销单的数据，可以由部门经理修改，但不允许财务经理和出纳修改，怎么保证呢？

·我的表单包含一系列重要数据，每个审批的人允许查看的内容、允许修改的内容都不一样，怎么保证呢？

·能不能设定不同的审批人填写电子表单内不同的单元格呢，从而保证安全和规范呢？

·能不能在设置审批单模板时候，设定哪些项目是必填的，从而防止漏填呢？

这些问题，都要求OA办公系统的工作流管理功能具有非常完善和灵活的权限控制方法，这也是衡量一个OA办公系统是否成熟和优秀的重要标志。

安全设置需完善和灵活兼备

在部分OA办公系统中，如果选择了电子表单进行审批流转，那么就可以非常灵活的设定审批人员的读写权限：谁可以看到哪些内容，谁可以编辑哪些内容，谁既能看到又能编辑，都可以分别设置。

这些权限可以由系统管理员在审批模板中详细的设置，样就有效的保证了电子表单的安全和规范，并防止误操作。

具体来说，包括三种权限控制方式：

1)可见权限：可以控制主表和明细表内所有字段的阅读权限。

2)编辑权限：可以控制主表和明细表内所有字段的编辑权限。

3)字段必填项：对于可以编辑的字段，还可以设置为必须录入项，不录入就无法完成审批操作，保证了数据的完整，防止漏填。

比如一个请款单，出纳只具有可见权限，即只能阅读不能编辑表单;而财务经理则具有可见、可写权限，也就是说既能阅读，又能在表单上签字(但只能在“财务经理”单元格内签字)。电子表单权限的设置应该尽量简便，并一目了然